COVID-19, Outils de transfert des pièces comptables par smartphone ou tablette

Présentation

Adobe Scan permet de convertir les documents physiques comme les tickets de caisse ou les factures en fichiers PDF. En effet, il suffit de lancer Adobe Scan et de prendre en photo un document pour que son contenu soit numérisé.

L’application envoie automatiquement les fichiers traités sur Adobe Document Cloud. Le document devient ainsi accessible à partir de n’importe quel périphérique connecté.

Le destinataire peut ainsi récupérer les fichiers PDF en cliquant sur un lien de téléchargement. Les messageries et les réseaux ne sont plus encombrés de pièces jointes.

Cette application est totalement gratuite et toutes les étapes, de la numérisation à l’envoi de fichiers se font dans cette même application. Lien vers l’éditeur

Prérequis

Votre téléphone portable ou tablette doit disposer :

  • d’un appareil photo,
  • d’un compte Google Play ou App Store
  • d’un compte de messagerie d’envoi de mail
  • d’une connexion Wifi ou 4G

La procédure

Vous trouverez le détail de la procédure dans ce document au format PDF.

Cette solution est pratique pour transférer les pièces comptables. Cependant, si votre dossier est volumineux (plus de 100 pièces pas mois) nous vous recommandons d'utiliser un scanner et un ordinateur ainsi que le logiciel Fromsmash

Plus de détails sur l'utilisation de Fromsmash en lisant notre article "Pour transférer vos justificatifs à votre comptable ou conseiller par ordinateur"

Astuces

  • Notez sur chaque document, un numéro d’ordre en commençant par 1 et numériser les documents en commençant par le n°1 jusqu’au dernier : ce n’est pas un numéro de pièce, mais un numéro qui vous permettra de vérifier avec votre comptable qu’aucun document n’a été oublié lors de l’envoi.
  • Mettez vos documents sous un fond de couleur uni afin de faciliter la reconnaissance.